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Newsletter-Marketing muss wohl überlegt und gut geplant ausgeführt werden. Denn die Online-Leser werden immer anspruchsvoller und selektieren sehr genau die für sie relevanten Informationen. Deswegen sollten Sie einige wichtige Schritte beherzigen, wenn Sie sich für ein professionelles Newsletter-Marketing entscheiden:

1. Verteiler und Datensätze
An wen richten sich Ihre Nachrichten und Botschaften? Überprüfen Sie Ihren Newsletter-Verteiler sehr genau und achten Sie darauf, wirklich nur ihre Zielgruppe anzusprechen. Kartei-Leichen löschen Sie am besten gleich. Auch der Aufbau der Datensätze ist wichtig. Korrigieren Sie Schreibfehler, achten Sie auf Groß- und Kleinschreibung und vergessen Sie zum Beispiel auch Titel wie Dr. nicht.

2. Software
Nehmen Sie sich ausreichend Zeit dafür, die richtige Software zu finden. Mit ihr stehen und fallen die Versandqualität, der redaktionelle Aufwand sowie auch die Erfolgskontrolle. Während die einen vom Einsatz einer Application Service Provider(ASP)-Lösung profitieren, ist für die anderen eine eigene Software-Lösung sinnvoller.

3. Strukturierung
Der inhaltliche Aufbau des Newletters sollte kurz, knapp und regelmäßig gehalten werden. Lassen Sie ihn nie länger als 1,5 Seiten werden und teasern Sie längere Artikel auf Ihrer Website in kurzen Texten an. Sparen Sie nicht mit dem Einsatz von Bildmaterial, denn das Auge isst besonders im Newsletter-Marketing mit.

4. Usability
Halten Sie Ihren Newsletter leserlich. Sie Schrift sollte nicht zu klein sein und sich gut vom Hintergrund abheben. Auch Links sollten eindeutig zu erkennen sein. Führen Sie den Leser ohne Umwege zu den Inhalten, die ihn wirklich interessieren und achten Sie auf ein gutes Text-Bild-Verhältnis.

5. Personalisierung
Jeder der sich persönlich angesprochen fühlt schätzt die individuelle und auf ihn abgestimmte Ansprache. Deshalb: Achten Sie auch personalisierte Inhalte und bieten Sie speziellen Interessengruppen auf sie zugeschnittene Inhalte. Der Newsletter wird auf diese Weise intensiver und als relevant wahrgenommen.

6. Versandrhythmus und Zeitpunkt
Nicht zu viel und nicht zu wenig: Je nachdem, welche Inhalte Sie an den Mann oder an die Frau bringen wollen, sollten Sie den Versandintervall bestimmen. Für manche Angebote ist ein täglicher Versand sinnvoll ( zum Beispiel Nachrichten), für andere ein monatlicher (zum Beispiel Unternehmensneuigkeiten). Der ideale Zeitpunkt setzt sich aus der individuellen Position der Empfänger und deren Tagesrhythmus zusammen. Beziehen Sie die einzelnen Lebenslagen in ihre Planung mit ein.

7. Erfolgsmessung
Mit kaum einer anderen Marketingmaßnahme ist Erfolgskontrolle so einfach, wie mit Newsletter-Marketing. Kontrollieren Sie die Öffnungs- und Klickraten und leiten Sie daraus die inhaltliche Gestaltung für die Zukunft ab.