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Der Faktor Wissen ist in der heutigen Zeit immer wichtiger. Neben den klassischen Produktionsfaktoren Arbeit, Boden und Kapital hat “Wissen” mittlerweile einen ähnlich bedeutenden Stellenwert eingenommen und wird auch als “neuer” vierter Produktionsfaktor bezeichnet. Will sich ein Unternehmen kontinuierlich weiterentwickeln sollte es das Wissen seiner Mitarbeiter nicht nur mithilfe von internen und externen Weiterbildungsmaßnahmen ausbauen, sondern die vorhandenen und gewonnenen Erkenntnisse bündeln und zentralisieren.

Was tun, sprach Zeus. Das Wissen ist da, der Zugang nicht und es muss lange danach gesucht werden. Noch dazu teilt nicht jeder gerne seine Erkenntnisse, denn als Alleinstellungsmerkmal kann Spezialwissen ein wertvoller Besitz sein. Wissen, das für alle wichtig ist, kann relativ einfach zur Verfügung gestellt werden. Ein Intranet sammelt nicht nur aktuelle Termine eines Unternehmens oder Unternehmensmeldung, sondern fokussiert wichtige Themen- und Fachgebiete. Diese Foren bedienen zum einen den Drang nach internem Wissensaustausch und zum anderen sind sie wertvolle Nachschlagewerke, die beliebig zu Rate gezogen werden.

Ein Intranet füllt sich jedoch nicht ganz allein mit Leben. Nicht nur wollen die Mitarbeiter motiviert werden, ihre Kenntnisse zu veröffentlichen. Sie müssen vor allem verstehen, dass ihnen diese Plattform die Möglichkeit gibt, Fachwissen aktiv weiterzuentwickeln und eigene Fragen unkompliziert zu klären. Besonders aktive Teilnehmer erhalten schnell einen Expertenstatus, denn wer viel weiß wird gerne zu Rate gezogen. Das schmeichelt. Zudem sollte ein Intranet intuitiv bedienbar sein und alle Zielgruppen eines Unternehmens, von IT über Controlling, von Vertrieb bis Office, ansprechen und relevante ihnen Themengebiete anbieten.

Wissen sammelt sich natürlich nicht nur in einem Intranet. Auch ein Extranet kann vor allem für externe Mitarbeiter, die viel unterwegs sind, eine sinnvolle Wissensplattform sein. Nicht zuletzt stecken in vielen Dateien, die zum Beispiel Studien, Abhandlungen, Fachartikel, Zusammenfassungen oder Anwenderberichte speichern, wertvolle Informationen. Mitarbeiter verbringen oft einen großen Teil ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach relevanten Informationen für ihre aktuellen Projekte. Abhilfe schafft hier eine intelligente Suchlösung, so dass Enterprise Search zum Standard des Unternehmens gehört.

Wer Wissen erreichen, ausbauen und verwalten will, sollte auf möglichst viele Methoden zurückgreifen, um einen intelligenten und umfangreichen Informationspool bereit zu halten.

Intranets der neuen Generation sind das Thema der überregionalen Fachkonferenz Mitarbeiterportale 2.0, die am 20. Und 21. Januar 2010 an der Hochschule Aalen ausgerichtet wird. Die Einrichtung und Pflege eines Intranets ist eine Aufgabe, die von den Verantwortlichen mit hoher Einsatzbereitschaft und Herzblut bearbeitet werden muss. Kreativität, technischer Sachverstand, redaktionelles Gespür und didaktische Fähigkeiten sind bei der Einführung verlangt. Damit Blogs, Wikis, Foren, Chats, Video-Channels und andere Web-2.0-Technologien im Mitarbeiterportal von den Nutzern technisch und inhaltlich nicht nur verstanden, sondern auch genutzt werden, ist ein gutes Grundkonzept notwendig.

Anhand von zahlreichen Praxisbeispielen und Expertenvorträgen erfahren Sie zum Beispiel, wie Sie ein Intranet mit Open Source und Standardlösungen aufbauen und pflegen, welche Redaktionskonzepte und Personalisierungsstrategien sich bewährt haben und wie Einfachheit als Erfolgskonzept wirken kann. Die MiPo’10 ist ein Treffpunkt für Internet- und Intranet-Verantwortliche, Informationsarchitekten, IT-Leiter, Unternehmer und für alle Interessierte, die beruflich mit Intranets und Mitarbeiterportalen zu tun haben.

Wenn Sie mehr über das Auswahlverfahren für eine geeignete Software erfahren möchten, freue ich mich auf Ihren Besuch. Am Donnerstag, 21. Januar 2010, stelle ich Ihnen im Rahmen meines Vortrags „Sal. Oppenheim: Systemauswahl für eine Enterprise Search Lösung“ spannende Prozesse und wichtige Detailarbeit vor. Anmelden können Sie sich hierzu unter www.mipo10.de.

Sie haben es bestimmt schon öfter gelesen oder gehört, und auch wir haben es bereits mehrfach umschrieben: Das Unternehmen 2.0. Es bezeichnet ein Unternehmen, das die neuen Kommunikationsmittel, stationär wie mobil, aktiv in ihre technische und organisatorische Infrastruktur einbezieht. Gleichzeitig kümmern sich die Unternehmensverantwortlichen um Förderung und Ausbildung der sozialen und technischen Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter, um die vorhandenen Potenziale Wissen und Kommunikationsfreude gewinnbringend miteinander zu verknüpfen.

So neumodisch der Begriff klingt, so altbewährt gestaltet sich seine Umsetzung: Der aktive Einbezug der Mitarbeiter in das Unternehmensgeschehen und der fachliche Austausch untereinander innerhalb von sozialen Netzwerken, die für alle internen Kommunikationsprozesse eingebunden werden, hat eine rasche und intensive Identifizierung mit dem Unternehmen zur Folge. Dafür wird gerne die permanente Erreichbarkeit in Kauf genommen, die neue mobile Technologien mit sich bringt. Nach der Arbeit schnell noch einmal die geschäftlichen E-Mails checken oder mit dem Laptop unterwegs die Zeiterfassung erledigen: Der Mitarbeiter 2.0 ist bereit, sich flexibler für sein Unternehmen einzusetzen und nimmt seine persönliche Ubiquität dafür gerne in Kauf.

Einen sehr interessanten und ausführlichen Artikel zum Thema Unternehmen 2.0 finden Sie zurzeit im Blog der Süddeutschen Zeitung.

Für Unternehmen gehört es zu den stetigen Herausforderungen, die Wünsche und Bedürfnisse sowie auch die Kritik der Mitarbeiter zu berücksichtigen. Je breiter der Betrieb aufgestellt und je höher die Mitarbeiterzahl ist, desto schwieriger wird es, Informationen nicht nur zu kommunizieren, sondern vor allem auch herauszufiltern. In ihrer PR-Kolumne auf dem Wirtschaftsportal business-on.de zeigt die PR-Beraterin Katrin van Herck zahlreiche Wege für eine gesunde Unternehmenskommunikation auf.

Neben dem Einsatz der klassischen Medien, wie zum Beispiel Veranstaltungen, Management-Informationsbriefe, Workshops oder das schwarze Brett spielen die digitalen Medien eine bedeutende Rolle in der täglichen internen Kommunikation. E-Mails dienen einem schnellen Austausch von Informationen, Wikis organisieren und filtern das gesamte Unternehmenswissen und Foren sorgen für den sozialen Austausch untereinander. Auch der interne Newsletter informiert, idealerweise in Ergänzung mit einer Mitarbeiterzeitschrift, über aktuelle Nachrichten. Wer sich für den Einsatz eines Corporate Radios oder Business-TV entscheidet, bietet seinen Mitarbeitern neben Fakten auch Unterhaltung, die gerne regelmäßig in Anspruch genommen wird. Videokonferenzen können helfen, weite Distanzen zu überwinden und dennoch einen persönlichen Kontakt untereinander zu halten.

Der Einsatz von mehreren Maßnahmen gleichzeitig erfordert eine Plattform, die alle Informationen übersichtlich bündelt und im Idealfall auf jeden einzelnen Mitarbeiter maßgeschneidert anbietet. Ein Intranet kann helfen, verschiedene Dienste zentral anzubieten und so die gesamte Aufmerksamkeit der Mitarbeiter erreichen. Jeder schaut zwischendurch gerne einmal nach, was es Neues aus den Führungsetagen gibt und welche Termine oder Veranstaltungen anstehen. Wenn diese Informationen mit einem Klick auf einen Blick erreichbar sind, erzielen diese das höchst mögliche Interesse bei den Mitarbeitern sowie die Eigeninitiative, sich aktiv an Themen zu beteiligen. Denn wer sich persönlich angesprochen fühlt empfindet das Mitreden als eine Selbstverständlichkeit.

Ein Unternehmen profitiert von dem stetig wachsenden Wissen, dass seine Mitarbeiter produzieren. Der so entstehende Informationspool hilft, den täglich steigenden internen und externen Informationsanspruch auf die Dauer zu befriedigen. Doch die Krux liegt oft in der Verwaltung der Unterlagen, Dateien, Kommentare, E-Mails, Termine und Informationsschnipsel. Die Darstellung der stetig wachsenden Informationen erfordert neue Konzepte in der Benutzerführung eines Intranets. Es gibt einige Möglichkeiten, um das Wissensmanagement konsequent und übersichtlich zu organisieren.

Die Verschlagwortung aller Dokumente und der Einsatz von Tag-Clouds helfen, Inhalte erkenntlich und wiederauffindbar zu gestalten. Auch dynamische Navigationsformen basieren auf Tags. So kann zum Beispiel eine automatische Kategorisierung vorgenommen werden, die das lästige manuelle einsortieren ersetzt. Die Inhalte können darüberhinaus auch nach Qualität oder Aktualität sortiert werden. Eine kontextbezogene Informationsdarstellung unterstützt die Darstellung passender Produkte oder Inhalte, während skalierender Content die Einstellung des Detailgrads eines Artikels ermöglicht. Nicht zuletzt verhelfen intelligente Suchfunktionen schneller zu einem Suchergebnis, indem zum Beispiel auch verwandte Themen angezeigt oder unterschiedliche Schreibweisen berücksichtigt werden. Alle diese Funktionen lassen sich in der Regel schnell und ohne Probleme in bestehende IT-Landschaften integrieren und verhelfen zu einem besseren Wissen.