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Internet, Intranet, mobiles Internet, Extranet: Mittlerweile werden so viele „nets“ benötigt, dass es manchmal schwer fällt zu verstehen, was damit eigentlich gemeint ist und welche Online-Präsenz letzten Endes Sinn macht. Heute stelle ich Ihnen das Extranet vor, neben dem Internet und dem Intranet eine wichtige Kommunikationsplattform für Unternehmen.

Ein Extranet ist ein erweiterter Bereich des Internets. Hier erhalten nur Besucher Zugang, die autorisiert sind und durch ein persönliches Login per Benutzernamen und Passwort Zugang zu den separierten Informationen erhalten. Dies ist vor allem für Unternehmen praktisch, die ihren Mitarbeitern, Mitgliedern, Lieferanten, Kunden oder Partnern bestimmte Inhalte in einem geschützten Bereich zur Verfügung stellen möchten. Preislisten, interne Meldungen, Protokolle oder Bildmaterial zum Beispiel können, auch per Download, zur Verfügung gestellt werden. Die Verwaltung erfolgt in der Regel problemlos über ein Content-Management-System. Praktisch kann auch ein mobiler Zugang zum Extranet sein, mit dem Interessenten auch von unterwegs kurzfristig wichtige Informationen abfragen.

Vor kurzem sah ich im Fernsehen eine Dokumentation über Ameisen. Ameisen? Ja, Ameisen sind das Thema im April. Zum Beispiel lese ich heute auf business-on.de einen Artikel zum Thema Schwarmintelligenz, also sehe ich mich veranlasst, Ihnen ebenfalls etwas über Ameisen zu erzählen. Oder besser: Über die kollektive Intelligenz der Ameisen und was diese mit dem Wissen von Mitarbeitern in Unternehmen zu tun hat.

Bei den Ameisen ist es die Summe der einzelnen Individuen, die erst aus der einzelnen Hilflosigkeit eine schnell reagierende arbeitende Kolonie macht. Ein einzelnes Tier überblickt kaum die Ausmaße seiner täglichen Arbeit, leistet aber einen entscheidenden Beitrag für den allgemeinen Erfolg. Das Phänomen der kollektiven Intelligenz nennt man auch Schwarmintelligenz. Im Kollektiv werden Lösungen gefunden, die für den einzelnen unmöglich gewesen wäre. So ist es auch in einem Unternehmen. Das Wissen aller kann, richtig kanalisiert, zum Unternehmenserfolg entscheidend beitragen. Im Vergleich zu einer menschlichen Arbeitsorganisation gibt es bei den Ameisen allerdings keine hierarchische Struktur. Zwar sorgt die Ameisenkönigin für den Ansporn aller, sich an dem Großprojekt Ameisenbau zu beteiligen, doch es gibt keinen reinen Befehlshaber, keine Gewerkschaft und keine Verwaltung.

Menschen streben zum einen nach einem Alleinstellungsmerkmal, zum anderen passen sie sich schnell an bestehende Gruppenstrukturen an. Meist bildet sich ein Gruppenführer heraus, der für die Allgemeinheit spricht. Will ein Unternehmen das Wissen eines jeden Einzelnen nutzen, sollte es die kollektive Intelligenz seiner Mitarbeiter im Bereich des Ideenmanagement einsetzen und jedem die Möglichkeit bieten, sich unabhängig voneinander mitzuteilen. Das Wissen des Einzelnen kann in Kombination mit dem Wissen aller anderen wiederum neue Erkenntnisse und Ideen fördern und liefern.

Es gibt verschiedene Methoden, die Schwarmintelligenz zu nutzen. Denken Sie an Brainstorming, einem Ideen- oder Zettelkasten im Flur oder an das Intranet. Besonders letzteres eignet sich hervorragend, um Wissen auf lange Zeit zu archivieren und immer wieder nachzuschlagen. Falls Sie hierzu ein gutes Buch lesen wollen, empfehle ich Ihnen „Wisdom of Crowds“, von James Surowiecki. Den Fachartikel zum Thema „Intranet 2.0“ können Sie sich hier auf unserer Website herunterladen. Oder Sie halten einfach Ausschau nach der nächsten Ameisen-Dokumentation im Fernsehen.

Intranet- bzw. Extranet-Lösungen gewinnen immer mehr an Bedeutung. Dabei handelt es sich in beiden Fällen um Web-basierte Systeme, die angemeldeten Benutzern interaktive Funktionen und Informationen zur Verfügung stellen. Unabhängig davon, ob es sich um intern angesprochene Mitarbeiter eines Unternehmens handelt, oder um die extern adressierten Partnerunternehmen und Kunden, ist der Auswahlprozess bei beiden Lösungen derselbe. Doch welches System ist das richtige?

Dieser Fragestellung widmen sich viele unserer Kunden und Interessenten immer wieder auf ein Neues. Die Auswahl einer geeigneten Plattform basiert auf zwei prominenten Lösungsansätzen: Die Entscheidung fällt entweder auf ein (E)CMS, das eventuell auch schon im Unternehmen vorhanden ist, oder man wählt ein bestimmtes Portal-Framework oder -Produkt. Welche Vor- und Nachteile die Wahl eines Systems mit sich bringt, erfahren Sie in unserem neuen Whitepaper zum Thema, das Sie sich gerne auf unserer Website herunterladen können.

„Nutzen Sie eigentlich ein Intranet in Ihrer Firma?“ habe ich letztens einen Kunden von uns gefragt. „Ja, klar! Wir haben da so eine Art Tauschbörse, da kann jeder der Lust hat Neuigkeiten reinschreiben. Zum Beispiel, wenn jemand etwas verkaufen möchte oder der nicht so beliebte Küchendienst getauscht werden soll. Und manchmal gibt es sogar interne Neuigkeiten des Unternehmens, die mich dann wirklich interessieren,“ grinst er mich an.

Und ob Sie es glauben oder nicht, so oder ähnlich klingen viele Antworten, wenn ich mich nach dem Einsatz von Intranet-Funktionen erkundige. Wir hören hier immer öfter, dass ein Intranet im Unternehmen zwar erwünscht ist, teilweise auch vorhanden ist, die meisten es aber nicht effektiv nutzen und es „dahinvegetieren“ lassen. Dabei gibt es so spannende Möglichkeiten, wie Mitarbeiter in den Unternehmensalltag integriert, Unternehmens-Communities aufgebaut und wichtige Informationspools aufgebaut werden können.

Wenn Sie sich für das Thema interessieren, lesen Sie doch einmal unseren aktuellen Fachartikel:
Intranet 2.0 – 5 Schritte zu einer sinnvollen Kommunikationsplattform. Weitere Informationen finden Sie natürlich auch auf unserer Website. Wetten, dass Sie viele Funktionen und Lösungen noch gar nicht kennen?

Unternehmerische Topleistungen basieren auf komplexen, informellen Team-Leistungen, wobei jeder sein Bestes nur dann gerne beiträgt, wenn der gemeinsame Erfolg gefördert, gelobt und gefeiert wird. Die Management-Beraterin Anne M. Schüller weist in ihrem Artikel „Über den Umgang mit Macht im Web 2.0-Zeitalter“ auf eine Unternehmensstrategie hin, die innovative und moderne Unternehmen längst verinnerlicht haben. Kopfarbeitern eröffnen sich in einer neu entstehenden Wissensökonomie zahlreiche Möglichkeiten, ihr Wissen geschickt im Arbeitsalltag anzuwenden und zu vergrößern. Gemeinschaften benötigen Ordnungssysteme, Machtstrukturen und Hierarchien, jedoch verwechseln viele Unternehmensführer dies mit einer hierarchischen Machtverteilung. Wer am lautesten brüllt siegt – diese Mentalität kann sich im Zeitalter von Web 2.0 nicht mehr durchsetzen.

Enterprise 2.0 bedeutet den effektiven Einsatz von Web 2.0-Technologien innerhalb eines Unternehmens. Die Werte, für die Web 2.0 steht, können so in den Köpfen der Mitarbeiter verankert werden: Dialog und Interaktion, Teilen und Partizipation, Transparenz und Wahrhaftigkeit, Kreativität und Schnelligkeit, einen Beitrag leisten und helfen wollen. Allein der Einsatz eines Unternehmens-Wiki oder eines Intranets erweist sich in vielen Unternehmen schon heute als wertvolle und informative Tools. Die Mitarbeiter kommunizieren auf einer zentralen Plattform miteinander, tauschen sich aus und finden schnell Hilfestellung zu Problemen.

Natürlich öffnen die Manager eines Unternehmens damit einen Teil ihres Machtbereichs und setzen sich mitunter der Kritik ihrer Angestellten aus. Indem sie jedoch Mitarbeitern erlauben, den Unternehmensalltag aktiv mitzugestalten, entstehen neue gewinnbringende Informations- und Wissenspools sowie motivierte Mitarbeiter.